Nous examinons ici les moyens de faciliter le partage des expériences et des connaissances au sein du jardin. Que votre jardin soit grand ou petit, il est probable que vos tâches quotidiennes importantes incluent la communication avec les membres du jardin, l’équipe de coordination ou le public. Il est donc important que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes.
Le “transfert de connaissances” est une méthode pratique de transfert de connaissances théoriques et pratiques d’une partie d’une organisation à une autre. Mais c’est plus qu’une simple communication. Même dans le cas d’un jardin partagé, il implique la circulation d’informations, d’idées, de tâches, de processus, d’outils, de documents et bien plus encore. Il ne s’agit pas d’une simple diffusion d’informations (faits et chiffres). Le transfert de connaissances est davantage lié à l’identification et à l’utilisation des compétences et des capacités adaptées des membres de votre jardin dans l’application de l’information.
Il est difficile de transférer des connaissances personnelles et expérientielles d’une personne à une autre. C’est pourquoi le transfert de connaissances tente de combiner les aspects pratiques et personnels afin de modifier le comportement de l’ensemble du groupe et d’accroître ses compétences. Il est possible de se concentrer d’abord sur le partage des connaissances opérationnelles, puis de se plonger dans le transfert d’apprentissage une fois le système validé.
Le transfert de connaissances peut aider votre jardin de la manière suivante :
- accélérer la collecte et la diffusion des connaissances dans l’ensemble du jardin
- fournir à tous les membres un accès facile et rapide aux connaissances
- supprimer les contraintes de temps et d’espace qui pèsent sur la communication
- valoriser la dignité de chaque membre en créant un environnement propice à son développement
- Reconnaître que chacun est un membre précieux de l’équipe
La connaissance existe dans l’esprit, c’est pourquoi plusieurs approches peuvent être utilisées : l’écriture, la narration ou la représentation. La méthode utilisée pour transmettre dépend à la fois de la façon dont vous communiquez et de la façon dont l’autre personne reçoit l’information. Une stratégie efficace de transfert des connaissances associe la technologie, la culture, la mesure et l’infrastructure pour partager les connaissances entre les différents secteurs de l’organisation.
Le processus de transfert de connaissances peut être divisé en cinq étapes fondamentales :
1. L’identification et la collecte des connaissances quidépendent de la culture du jardin partagé et peuvent ressembler à ce qui suit :
- Remue-méninges
- Apprentissage de nouvelles compétences
- Invitation d’experts
- Identification de solutions aux problems rencontrés
- Conception de nouveaux projets
Il en résulte des connaissances “intangibles” qu’il est bon de collecter, de documenter et de partager avec certains ou tous les membres du jardin.
Si vous souhaitez créer une forte culture de la création de connaissances dans votre jardin, vous pouvez
- signaler les problèmes dans le jardin et trouver des solutions
- documenter ces solutions
- demander l’avis des membres et des personnes extérieures
- promouvoir la coopération entre les membres
- encadrer, former et développer les membres
2. Acquisition et conservation des connaissances
La saisie et la gestion adéquates des connaissances ne se limitent pas à l’existence de dossiers dans Google Drive. Vous devez disposer d’une infrastructure qui soit adaptée à votre jardin et qui permette un accès rapide et facile à ces connaissances.
Ce système peut comprendre, par exemple
- une liste des connaissances les plus importantes dans chaque domaine
- des vidéos et visualisations (en ligne mais aussi hors ligne dans le jardin, par exemple tableaux d’affichage, marqueurs de lit, panneaux d’information,…)
- des bibliothèques de documents
- une liste des sites web contenant les connaissances les plus importantes
- des systèmes de gestion des contacts, des données et des tâches
- des équipes spécialisées avec une expertise spécifique – par exemple pour le compostage, la culture, la gestion des documents internes, l’organisation d’événements, les conférences, la communication, l’équipe financière, la création de contenu (textes, images, vidéos) pour le transfert de connaissances et d’expériences…
3. Transfert et partage des connaissances
Si une procédure de partage est élaborée à l’avance, letransfert d’informations à d’autres membres et/ou équipes du jardin sera plus efficace. Voici quelques-uns des principaux éléments de cette procédure :
- Décrire brièvement dans un document comment les connaissances doivent être partagées dans le jardin et dans l’ensemble de l’organisation.
- Choisir un système de gestion des documents (tel que Google Drive) qui organise les connaissances et facilite leur partage, si nécessaire.
- Créer un panneau de signalisation des documents les plus importants pour tous les membres.
- Identifier les moyens de communication qui facilitent la collaboration et la communication dans l’ensemble du jardin ou au sein d’équipes individuelles (voir module 3 : communication).
- Identifier la ou les personnes qui diffuseront les connaissances parmi les membres du jardin.
- Vérifier dans la pratique que les informations ont été communiquées aux bonnes personnes, de la bonne manière et au bon moment.
4. Appliquer les connaissances et mesurer les résultats
L’étape suivante consiste à évaluer le succès du transfert de connaissances. Dans les jardins, cette étape est souvent négligée, mais il est bon de procéder à une réflexion personnelle ou de groupe après un certain temps, afin d’évaluer par exemple la réalisation des tâches que vous avez confiées, l’accessibilité à l’information, le développement des connaissances acquises, à la fois en termes de sentiments et par le biais d’un simple questionnaire auprès de tous les membres.
5. Créer de nouvelles connaissances
Si une nouvelle idée, un nouveau processus, une nouvelle méthode de partage des connaissances ou une nouvelle solution à un défi s’avère réalisable et correspond aux besoins du jardin, cela créera de nouvelles connaissances adaptées aux besoins du jardin. L’ensemble du processus de transfert du premier lot de connaissances est maintenant terminé. Toutefois, il ouvre la possibilité d’appliquer la procédure éprouvée à d’autres domaines, par exemple dans le cadre de l’exploitation et du développement du jardin partagé. Par ailleurs, le processus actuel pourrait être étendu à d’autres participants, tels que le public.
Le transfert de connaissances au sein d’un groupe de membres d’un jardin partagé est un très bon modèle dans lequel les connaissances globales sont augmentées principalement grâce aux ressources internes existantes et où il n’est pas nécessaire de rechercher et de payer ou d’embaucher des experts externes. D’un autre côté, si le niveau d’implication des experts des jardins locaux dépasse leur besoin de transmettre des connaissances, il convient de prévenir très tôt leur éventuel épuisement ou leur débordement. Ce processus de prévention et de rationalisation est utile :
- suivre la procédure et mettre en place l’ensemble du système et le processus de transfert de connaissances (voir les 5 étapes mentionnées)
- impliquer davantage de membres dans le partage des connaissances (constituer une équipe de formateurs, de facilitateurs, d’experts en la matière et de personnes capables d’enregistrer leurs connaissances, par exemple sous forme de texte, ou de membres ayant des compétences organisationnelles qui peuvent aider à planifier et à assurer le processus d’apprentissage et de transfert des connaissances proprement dit).
- enregistrer les connaissances sous forme de textes ou de vidéos et les mettre à la disposition de tous les membres existants et nouveaux du jardin partagé
- aider l’expert à planifier et à organiser l’ensemble du processus de transfert de son expertise
- développer des compétences en matière de communication, d’enseignement et de présentation
Différentes connaissances peuvent être transférées de différentes manières :
- Lors du travail en commun dans le jardin
- En l’écrivant dans un document partagé
- Par la compilation d’infomatériel ou d’infocedule
- Dans le cadre d’une conférence
- Sous la forme d’une discussion où d’autres personnes de l’ensemble du jardin partagé, par exemple, se joignent au partage
- Par une approche individuelle – identification de personnes expertes auxquelles les autres peuvent s’adresser pour obtenir des conseils
Sources
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